Høringsportal for Ballerup Kommune – OS2AGORA

Novataris har udviklet første fase af en digital høringsportal, der gør det nemt for Ballerup Kommune at kommunikere med høringsparter og herunder oprette, besvare og efterbehandle høringer på en nem og effektiv måde

Udfordring:

  • Ballerup Kommunes interne og eksterne høringsproces har hidtil været drevet manuelt, hvilket kan være tidskrævende.
  • I første omgang har Ballerup Kommune behov for en MVP (Minimum Viable Product), der fokuserer på interne høringer. Det vil sige en delmængde af den samlede funktionalitet i en komplet høringsportal favnende alle typer af høringer med det formål at verificere og demonstrere løsningens gennemførlighed og praktiske potentiale.
  • Løsningen ønskes underlagt OS2 licenskrav, herunder kravet om at benytte fri software, Open Source og Open Content.

Løsning:

  • Novataris har udviklet en fuld MVP-løsning for Ballerup Kommune, der er brugervenlig og giver interne medarbejdere mulighed for at oprette medarbejderhøringer, som er internt relaterede.
  • Ballerup Kommunes digitale interne høringssystem er udviklet med henblik på, at flere end Ballerup kommune skal kunne benytte løsningen og er derfor lavet med nem tilpasning til individuelle behov.
  • Løsningen er udviklet med henblik på at få flere kommuner til at bidrage til et videre fælles udviklingssamarbejde gennem OS2 – Offentligt Digitaliseringsfællesskab. Derfor er løsningen blandt andet bygget på .Net Core med Docker for platformsuafhængig afvikling.

Værdi:

  • Med en automatiseret intern høringsproces har Ballerup Kommune mulighed for at opnå betydelig tidsbesparelse på arbejdsopgaver forbundet med oprettelse og efterbehandlinger af høringer.
  • Derudover har dem der besvarer høringer et langt bedre overblik over hvilke høringer, der er aktive.
  • En automatisering af håndtering af data gør det desuden langt nemmere for Ballerup Kommune at tage hensyn til GDPR, da løsningen er udarbejdet med henblik på komplet procesunderstøttelse og logning med henblik på at leve op til kravene om beskyttelse af personoplysninger.
  • Ballerup Kommune har nu et stærkt udgangspunkt for at tydeliggøre værdien af en digital høringsportal og således få andre kommuner til at bidrage til realiseringen af en fuld digitaliseret løsning.
Ballerup iPad dk

"Med en automatiseret intern høringsproces har Ballerup Kommune mulighed for at opnå betydelig tidsbesparelse på arbejdsopgaver forbundet med oprettelse og efterbehandlinger af høringer."

Fuld MVP til interne høringer

Novataris har leveret en fuld MVP-løsning for Ballerup Kommune baseret på deres behov. Det vil sige, at fokus har været at bygge en løsning, der er brugervenlig og giver interne medarbejdere mulighed for at oprette medarbejderhøringer, som er internt relaterede.

  • Høringssystemet er udviklet med modularitet for øje:
    Det vil sige, at hvert modul er bygget til at kunne tilpasses de behov, der må være i de forskellige kommuner, som ønsker at gøre brug af løsningen. Ballerup Kommunes digitale interne høringssystem er altså leveret som et standardsystem, der nemt kan tilpasses andre delkomponenter, således at det er muligt at udskifte IdP (en systemenhed der opretter, vedligeholder og administrerer identitetsoplysninger) og deres ESDH (Elektronisk sags- og dokumenthåndtering). 
  • Løsningen skulle udvikles med henblik på at få flere kommuner til at bidrage til et videre fælles udviklingssamarbejde gennem OS2 – Offentligt Digitaliseringsfællesskab:
    OS2 faciliterer innovation og samarbejde om at udvikle løsninger, der kan bruges på tværs af offentlige institutioner samt reducere udviklings- og vedligeholdelsesomkostningerne.

Det vil sige, at løsningen er bygget i overensstemmelse med OS2’s (Offentligt Digitaliseringsfællesskab) krav om at benytte fri software, Open Source og Open Content, hvor licensvilkårene tillader fuld deling af kode. Løsningen er desuden bygget på .Net Core og hosted på Linux i overensstemmelse med Ballerups IT-strategi om at benytte omkostningsfrie produkter.

Om Ballerup Kommune: Stærke fælles løsninger og lave omkostninger

Ballerup Kommune støtter op omkring OS2-samarbejdet og dermed også OS2’s vision om at fremme offentligt ejerskab over den digitale udvikling og skabe værdi for borgerne med stærke fælles digitale løsninger til lave omkostninger. Kommunen har altså et ønske om et tværkommunalt samarbejde, hvor der løftes i flok og samtidig drages fælles fordel.

I første omgang havde Ballerup Kommune derfor behov for en MVP (Minimum Viable Product), der fokuserer på interne høringer.

Et behov for en løsning, der lever op til OS2 – Offentligt Digitaliseringsfællesskab

For at opnå et tværkommunalt samarbejde var det altså vigtigt for Ballerup Kommune at tydeliggøre, hvordan andre kommuner, med samme behov, kan drage økonomisk fordel af en digitaliseret høringsportal. Det vil sige, at dette MVP skal udgøre et incitament for, at andre kommuner i fællesskab vil bidrage til at finansiere og realisere en fuld digitaliseret løsning til høringssystemer. Dette er også årsagen til, at systemet er navngivet OS2Agora.

Løsningen skulle altså udvikles med henblik på at kunne leve videre i OS2-regi – et offentligt digitaliseringsfællesskab, som udvikler og skaber innovation gennem aktiv deltagelse og deling af resultater med andre, til at fremme offentligt ejerskab over den digitale udvikling og skabe værdi for borgerne. Det vil sige, at løsningen skal understøtte licenskravene fra OS2, herunder kravet om at benytte fri software, Open Source og Open Content for at gøre det muligt at udnytte de samme gode funktioner og anvende samme infrastruktur i andre kommuner.